Automatisieren mit EXCEL –
der pragmatische Ansatz für kleine und mittelständische Unternehmen

#MODULISTexpert

Herausforderungen unserer Mandanten

Steigender Preisdruck und sich verändernde Märkte üben Druck auf die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz bestehender Unternehmen aus. In diesem Zusammenhang reflektieren wir als Lösungsansatz die Begriffe der Digitalisierung & Automatisierung.

Die Herausforderungen unserer Mandanten liegen klar auf der Hand: Neben einem geringen Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad, hohem manuellen Aufwand im Tagesgeschäft, ineffiziente Strukturen und Insellösungen zählen häufig Doppelarbeiten, beschwertes Arbeiten mit EXCEL, knappe Ressourcen oder gar unzureichendes Know-how zu den Herausforderungen von Bestandsunternehmen.

Automatisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen –
was wird eigentlich gesucht?

Doch wie geht man den Schritt „Automatisierung & Digitalisierung“ als klein oder mittelständisches Unternehmen richtig an? Was verstehen die Unternehmer unter diesen begriffen, bzw. was wollen sie eigentlich mit der Umsetzung einer Maßnahme erreichen.

Erfahrungsgemäß kommt es unseren Mandanten auf ein solides Kosten-Nutzen Verhältnis an.

Der pragmatische Ansatz

Häufig besteht der angestrebte Lösungsansatz in der pragmatischen Umsetzung von Automatisierungslösungen auf Basis der bestehenden Strukturen.

Eine Einführung von „kostenintensiven Softwarelösungen“, welche hohe Einmalbeträge oder laufende Kosten mit sich bringen, sind häufig nicht die gesuchten Lösungen. Vielmehr konnten wir unsere Mandanten mit halbautomatisierten EXCEL-Lösungen den gewünschten Mehrwert schaffen.

Unsere Mandanten schätzen an EXCEL-Tool-Lösungen vor allem folgende Punkte:

  • EXCEL ist ein bereits bekanntes Programm und stellt hingegen einer Softwarelösung keine „Blackbox“ dar. Der Datenfluss und die Verarbeitungslogik sind nachvollziehbar
  • das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist hervorzuheben. Da viele Unternehmen bereits Lizenzen für EXCEL haben fallen zusätzliche laufende Kosten weg
  • EXCEL bietet eine hohe Flexibilität, Anpassungen sind jederzeit möglich und können möglicherweise direkt durch den Anwender/Kunden durchgeführt werden
  • die vorliegenden Datensätze sind häufig auf EXCEL Basis und können daher einfach verarbeitet werden

Beispiele aus der Praxis

Nachfolgend werden Beispiele aus der Praxis aufgeführt, welche die Möglichkeiten der Komplexität und Anwendungsbereiche von individuellen, maßgeschneiderten und halbautomatisierten EXCEL-Tools untersetzen sollen:

  • Tools im Bereich der kaufmännischen Abwicklung und Betriebsführung
  • Abgleich-Tools: (Lohnläufe, Gutschriftsdateien, Datenbanken, …)
  • Kalkulationstools
  • Auswertungen: (Kennzahlen, Dashboards, Arbeitszeiten, …)
  • Datenmodelle über PowerQuery (Zugriff auf Daten aus unterschiedlichen Quellen)

Fazit

Wir stellen fest:

Die Automatisierung mit EXCEL ist eine unterschätztes Alternative für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Nutzung von maßgeschneiderten EXCEL-Tools (abteilungsspezifisch, -übergreifend oder ergänzend zur Software) erweist sich als kostengünstige Automatisierungslösung für den Mittelstand.

Die Anforderungen vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen lassen sich mit EXCEL unproblematisch umsetzen – sucht der Kunde jedoch komplexere Ansätze der Automatisierung und Digitalisierung, empfehlen wir die Auswahl und Einführung einer für den Mandanten passenden Softwarelösung. Üblicherweise führen wir bei unseren Mandanten eingangs eine Potenzialanalyse durch, um gemeinsam festzustellen, welcher der beiden Wege im Zuge der Automatisierung in Frage kommt und durchgeführt werden soll.

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Auf unserer Website stellen wir nützliche Praxistipps zum Thema Digitalisierung & Automatisierung zur Verfügung. Besuche uns und lerne unsere Leistungen kennen oder schaue dir unsere Success-Stories mit ausgewählten Kunden an.

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